En una empresa de instalaciones, el trabajo se hace el martes y la factura sale cuando aparece el papel. Entre una cosa y otra hay un parte que llega tarde, un albarán de material en la guantera y alguien en la oficina pasándolo todo a mano. Esta guía cuenta dónde se para ese camino y cómo facturar el trabajo de la semana esa misma semana.
El camino de un parte en papel
- El técnico termina y rellena el parte a boli, si le da tiempo.
- El parte se queda en la furgoneta hasta que vuelve a la nave.
- Llega a la oficina, a veces el viernes, a veces incompleto: falta el tiempo, o el material, o no se entiende la letra.
- Alguien lo pasa a mano al programa de facturación.
- Se busca el albarán del material para ponerlo en la factura.
- Por fin, se factura. La semana que viene.
En cada paso se puede quedar parado. Y lo que se queda parado, a veces, no se factura nunca: más de una empresa descubre al cerrar la temporada trabajos hechos que nadie llegó a cobrar, o albaranes que se perdieron por el camino.
Que el parte llegue el mismo día
Todo empieza ahí. Si el técnico cuenta lo que ha hecho al terminar y el parte llega a la oficina al momento, la factura deja de esperar al papel. Lo explicamos en cómo hacer que el parte se rellene de verdad.
Revisar en vez de teclear
La oficina ya no pasa nada a mano: revisa. Mira el parte con sus fotos y su material, lo da por bueno o lo devuelve, y al darlo por bueno el trabajo queda listo para facturar. El material descuenta del stock, y lo que falta se pide al proveedor sin rehacer la lista.
Los albaranes de material
Los albaranes de proveedor que vuelven en la furgoneta se pueden fotografiar desde el móvil y se leen solos: proveedor, artículos, cantidades e importes. La oficina los revisa y quedan como compra, asociados a la obra o al trabajo. Así se ve también lo que costó cada trabajo, no solo lo que se facturó.
Presupuestos, facturas y cobros en el mismo sitio
Con los partes revisados, la factura sale de ellos: el trabajo, las horas y el material ya están. Y si los presupuestos y los cobros viven en el mismo sitio, se ve de un vistazo qué está hecho y sin facturar, qué está facturado y sin cobrar, y qué presupuesto lleva días sin respuesta.
Si ya usáis un programa de facturación, no hace falta dejarlo: se conecta, y la factura se sigue emitiendo donde siempre. Sobre la factura electrónica y Veri*factu, que tienen sus plazos, lo honesto es que lo confirmes con tu asesor.
¿Cuánto tarda en facturarse un trabajo en tu empresa?
En 30 minutos, sin coste, seguimos juntos el camino de un parte en vuestra empresa, desde el aviso hasta la factura, y te decimos dónde se para. Si no hay nada que arreglar, te lo decimos.
El viernes, sin montaña
Cuando cada parte llega el día que se hace y se revisa ese día, el viernes deja de ser el momento de juntar los partes de la semana, facturar y montar la siguiente. Ya está hecho. Es lo que contamos en la guía para empresas de mantenimiento e instalaciones.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar de programa de facturación?
No. Si ya tenéis uno, se conecta a él y la factura se sigue emitiendo donde siempre.
¿Los albaranes se leen solos?
Sí: se fotografían y se leen proveedor, artículos, cantidades e importes. Una persona los revisa antes de que cuenten.
¿Y Veri*factu y la factura electrónica?
Tienen sus propios plazos, que ya se han movido más de una vez. Lo honesto es confirmarlos con tu asesor; lo que se monta se adapta a lo que pida la norma cuando entre en vigor.
¿Te suena tu día a día en esto?
Lo vemos juntos en una reunión de diagnóstico, sin coste y sin compromiso. Si automatizar no te compensa todavía, te lo decimos.