La agenda de una empresa de instalaciones se hace a las ocho y a mediodía ya no vale. Un técnico no llega, un cliente anula, entra una urgencia por WhatsApp, y recolocar el día se hace por teléfono, uno a uno. No es mala planificación: es que los avisos entran por cinco sitios y la agenda vive en uno que no se entera.
Por dónde entran los avisos
El teléfono es el dolor más repetido del sector. En temporada, una empresa contaba que recibía «cerca de 220 llamadas al dia». Y en las pequeñas, el teléfono lo coge el dueño, en la furgoneta, entre trabajo y trabajo. A eso se suman los WhatsApp, los correos y lo que el cliente le cuenta al técnico en la puerta.
El problema no es el canal: es que cada aviso se apunta donde cae. Uno en un papel, otro en la cabeza, otro en un chat. Y cuando un cliente se queja, a veces la respuesta del dueño es que no le consta: el aviso entró, pero nadie más lo vio.
Primero: que todo aviso acabe en un sitio
- Entre por donde entre, el aviso queda registrado con su cliente, su dirección, su máquina y lo que se contó (con las fotos, si las mandó).
- Lo que el cliente explicó por teléfono llega a la furgoneta: el técnico lo ve antes de ir, junto con lo que se hizo la última vez en esa máquina.
- Lo que no se puede atender hoy se queda en una bandeja de «por colocar», a la vista, en vez de en un papel.
Después: a quién mandar
Elegir técnico es cruzar tres cosas: quién está cerca, quién tiene hueco y quién sabe hacerlo. Una agenda que lo cruza puede proponer a quién mandar y explicar por qué («está a diez minutos y ese hueco le cabe»), y la oficina decide. Con las rutas del día a la vista, se ve también qué trabajos quedan lejos de todos.
Cuando el día se rompe
Un técnico que no llega a las once descuadra el día de otros tres. Lo que más tiempo quita no es moverlo, es enterarse tarde. Por eso funciona que sea el propio técnico quien lo diga desde el móvil: «no puedo ir», con el motivo (el cliente no está, falta una pieza, se ha alargado lo anterior). El trabajo vuelve a «por colocar» y la oficina lo recoloca en el hueco que mejor encaje, avisando al cliente.
Si lo anula el cliente, igual: se marca y deja de ocupar la agenda.
¿Cuántas veces se rehace tu agenda al día?
En 30 minutos, sin coste, vemos por dónde os entran los avisos y cómo se reparte el trabajo. Y te decimos qué cambiaríamos primero, o que no hace falta cambiar nada.
Y el viernes
Si los avisos, los partes y la agenda están en un sitio, el viernes a última hora deja de ser el momento de juntar todo lo de la semana: los partes revisados, la facturación y la semana siguiente ya están hechos. Lo contamos en del parte a la factura y en la guía para empresas de mantenimiento e instalaciones.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta localizar a los técnicos por GPS?
No. Para organizar el día basta con saber qué trabajo tiene cada uno y a qué hora, y eso sale de la agenda.
¿Los avisos de WhatsApp se pueden recoger solos?
Sí, se pueden recoger en el mismo sitio que los demás, sin cambiar de número. Lo contamos en el artículo sobre agentes en WhatsApp.
¿Quién decide a quién se manda?
La oficina. La agenda propone según cercanía, disponibilidad y especialidad, y explica por qué; la decisión es de una persona.
¿Te suena tu día a día en esto?
Lo vemos juntos en una reunión de diagnóstico, sin coste y sin compromiso. Si automatizar no te compensa todavía, te lo decimos.