Revisiones de mantenimiento: cómo no perder ninguna (y qué dice de verdad el RITE)

Un contrato de mantenimiento es dinero que vuelve cada año… si la revisión se hace. Y en muchas empresas de instalaciones se hace cuando alguien se acuerda: el cliente llama porque «tocaba en mayo», o no llama y se pierde. Esta guía va de cómo llevar las revisiones para que no dependan de una memoria, y de lo que dice de verdad la norma.

El mismo hueco, contado por los dos lados

Lo curioso de las revisiones es que el dueño y el cliente se quejan de lo mismo desde orillas distintas. El dueño:

«ningun cliente contrata un mantenimiento hasta que la maquina ya no enfria»

Y el cliente que sí lo paga:

«Te pasan la revision pero no te dan el informe»

En medio está el hueco: nadie tiene asignado programar la visita, avisar al cliente y mandarle el informe. Mientras eso dependa de que alguien se acuerde, se harán tarde, a última hora del periodo, o no se harán.

Qué dice el RITE (y qué no)

Para las instalaciones térmicas —calefacción, climatización y agua caliente— la norma es el Reglamento de Instalaciones Térmicas en los Edificios (RITE, Real Decreto 1027/2007). Lo que dice sobre el mantenimiento, en sus artículos 26 a 28:

• De 5 a 70 kW, el mantenimiento lo hace una empresa mantenedora habilitada, siguiendo el Manual de Uso y Mantenimiento de la instalación.
• Por encima de 70 kW, además, el titular tiene que firmar un contrato de mantenimiento con la empresa mantenedora.
• Toda instalación térmica lleva un registro de las operaciones de mantenimiento y de las reparaciones, que se conserva al menos cinco años.
• El certificado de mantenimiento anual se emite solo cuando el contrato es obligatorio.

Lo práctico de todo esto: si ya hay que llevar un registro de cada operación, lo sensato es que salga solo de los partes, en vez de rehacerlo a mano.

Cómo llevar las revisiones sin que dependan de nadie

1. Cada contrato con su máquina. No «el cliente tal tiene mantenimiento», sino qué equipos, cada cuánto y desde cuándo.
2. La próxima revisión se apunta al cerrar la anterior. Si el técnico la dice en el parte («la próxima, en un año»), queda apuntada sin que nadie la teclee.
3. La oficina ve las del mes al empezar el día, con tiempo para llamar y encajarlas en la agenda.
4. El informe sale del parte. Lo que se hizo, con fotos, se manda al cliente sin redactar nada aparte.
5. El registro se construye solo, operación a operación, en la ficha de la máquina.

Las revisiones y la temporada

En climatización, la tentación es dejar las revisiones para cuando hay hueco, y en temporada no lo hay. Por eso conviene tenerlas a la vista con meses de margen: lo que se revisa en primavera no se convierte en avería en julio, cuando la agenda está llena. De cómo encajarlas en un día que ya está lleno hablamos en la agenda de una empresa de instalaciones.